Faustregel: Entscheidend ist der Inhalt, nicht das Aussehen. Alles Geschaefts- oder Steuerrelevante gehoert ins Archiv.

Ins Archiv: Angebote (zu einem Auftrag/Geschaeft), Auftragsbestaetigungen & Bestellungen, Rechnungen/Belege per Mail (auch PDF-Anhang), Zahlungs-/Skonto-/Ratenvereinbarungen, Reklamationen/Maengelruegen/Gewaehrleistung, Kuendigungen & Fristsetzungen, Vertraege & Vertragskorrespondenz, geschaeftliche Zusagen/Preis-/Terminabsprachen im Mailtext.

Nicht noetig: Werbung/Newsletter, Spam, rein Privates, interne Belanglosigkeiten ohne Geschaefts-/Steuerbezug, reine Transportmails (Anhang ist bereits archiviert und der Text enthaelt nichts Geschaeftliches), erfolglose Werbung ohne Geschaeft.

Grenzfaelle: Steht im Begleittext doch etwas Geschaeftliches (z. B. "3 % Skonto bei Zahlung in 10 Tagen"), gehoert die Mail mit ins Archiv. Ausdrucken genuegt bei Mails nicht - das digitale Original zaehlt (macht das Tool automatisch). Im Zweifel einsortieren - Aufbewahren schadet nicht.

Zeitnah einsortieren: Geschaeftliche Mails in einen Ablageordner ziehen - das loest die Archivierung aus.

Posteingang leer halten: Nichts Aufbewahrungspflichtiges dauerhaft im Posteingang liegen lassen - der wird nicht archiviert.

Gesendetes laeuft automatisch: Ausgehende Geschaeftsmails nicht extra ablegen - "Gesendete Elemente" wird vollstaendig erfasst.

Ausgeschlossene Ordner respektieren: Ordner fuer Privates/Newsletter nicht fuer Geschaeftliches nutzen - sonst landet es nicht im Archiv.

Anhaenge bleiben dran (werden mitarchiviert). Bestaetigung pruefen: die Kategorie "✓ Archiviert" zeigt, dass die Mail sicher im Archiv liegt. Der 7-Tage-Waechter erinnert freundlich an zu lange Unsortiertes.

Alle 15 Minuten prueft ein Serverdienst die Ablageordner und holt jede neu einsortierte Mail per Microsoft Graph aus dem Postfach.

Ausgenommen: Posteingang, Junk/Spam, Entwuerfe, Geloeschte Elemente. Erfasst: "Gesendete Elemente" und jeder andere (auch neue) Ordner.

Gespeichert wird das Original (.eml) + Metadaten + SHA-256-Pruefsumme in einen unveraenderbaren WORM-Speicher (Object Lock) in Deutschland, 10 Jahre - deckt die Fristen (6/8/10 J) sicher ab.

Nach dem Speichern liest das Tool die Mail zur Kontrolle zurueck (Read-back); erst dann bekommt sie die Kategorie "✓ Archiviert".

Jede Mail wird nur einmal archiviert (feste Message-ID) - Verschieben erzeugt keine Dubletten, Loeschen im Postfach beruehrt das Archiv nicht. Je Postfach eine eigene Kopie; ein Waechter meldet Unsortiertes > 7 Tage.

Unverbindliche Kurzinfo, keine Steuerberatung. Massgeblich sind Gesetz und Verfahrensdokumentation; im Zweifel entscheidet der Steuerberater.